Proforme: Emitere și Conversie în Factură
Cum emiți o proformă în Noxta, ce statusuri are, cum o transformi în factură cu „Convertește în factură” și de ce nu se trimite în SPV.
Actualizat:
Proforma este oferta pe care o trimiți clientului înainte de factura fiscală. Are aceleași câmpuri ca o factură (client, linii, TVA, valută), dar nu este document fiscal: nu se trimite în ANAF e-Factura (SPV) și nu se stornează. Când clientul acceptă, o transformi în factură cu un singur buton.
Înainte de a începe
- Secțiunea Facturare apare în meniul din stânga pe planurile Starter, Professional și Business.
- Ai creat o serie de tip Proformă în Facturare → Serii documente. Seriile de factură nu se folosesc pentru proforme, iar fără o serie de proformă formularul nu poate fi salvat. Vezi Serii de Documente.
Emite o proformă
Deschide formularul
Mergi la Facturare → Proformă și apasă butonul rotund + („Proformă nouă"). Se deschide formularul „Proformă nouă".
Completează proforma
Formularul este același ca la factură: alegi Clientul (după nume sau CUI), datele, Valuta, Seria (seria de proformă implicită e preselectată) și adaugi liniile. Toate câmpurile sunt explicate în Emite o Factură pentru o Firmă (B2B).
Previzualizează
Apasă „Previzualizare". Documentul are titlul PROFORMĂ și mențiunea că este un document fără valoare fiscală, care nu se transmite la ANAF.
Salvează sau emite
Apasă „Salvează ca ciornă" ca să o păstrezi fără număr, sau „Emite proforma" ca să primească numărul din seria de proformă. După emitere ajungi pe pagina proformei.
O ciornă o emiți mai târziu din pagina ei, cu „Emite (alocă număr)". După emitere ai „Descarcă PDF" și „Trimite pe email", ca să o trimiți clientului.
Statusurile unei proforme
| Status | Ce înseamnă |
|---|---|
| Ciornă | Salvată, fără număr. Se poate edita complet. |
| Emisă | Are număr din seria de proformă. Se mai pot modifica doar clientul și liniile. |
| Anulată | Anulată cu „Anulează". Nu mai poate fi folosită. |
O proformă convertită rămâne Emisă. În listă apare lângă status mențiunea → factură.
Convertește proforma în factură
Deschide proforma
Din lista Proformă, deschide proforma acceptată de client. Trebuie să fie Emisă.
Apasă „Convertește în factură”
Noxta creează o factură nouă, în stare Ciornă, cu clientul, liniile, valuta, cursul, termenul de plată și notele din proformă. Ești dus direct pe pagina ei.
Verifică și emite factura
Verifică ciorna (o poți modifica cu „Editează"), apoi emite-o și trimite-o în SPV ca pe orice factură. Factura primește numărul din seria de factură implicită, la emitere. Vezi Trimitere Facturi în e-Factura (SPV).
Legătura dintre proformă și factură
Proforma nu se anulează la conversie și își păstrează numărul. Din pagina ei, butonul „Vezi factura generată" te duce la factură. O proformă se poate converti o singură dată.
De ce nu se trimite proforma în SPV
Sistemul RO e-Factura primește doar facturi fiscale. De aceea pagina unei proforme nu are butoanele „Trimite în SPV" sau „Verifică status SPV" și nici validarea CIUS-RO. Termenul de 5 zile pentru e-Factura începe abia la factura emisă din proformă.
Găsește o proformă
Lista Proformă se deschide pe ziua curentă. Schimbă perioada din selectorul de date ca să vezi proformele mai vechi. Poți căuta după număr, client sau CUI și poți filtra după status (Ciornă, Emisă, Anulată). Proformele apar doar aici, nu și în lista Factură.
Întrebări frecvente
Pot folosi aceeași serie pentru proforme și facturi? Nu. O serie are un singur tip de document. Creează o serie separată de tip Proformă (ex. „PROF").
Pot storna o proformă? Nu. Stornarea se aplică doar facturilor acceptate de ANAF. O proformă greșită o anulezi cu „Anulează" și emiți alta.
Am convertit proforma, dar am greșit factura. Pot converti din nou? Nu. Corectează factura generată cât e încă ciornă, cu „Editează". Dacă ai emis-o deja, urmează pașii pentru o factură greșită din Emite o Factură pentru o Firmă (B2B).
Proforma apare în exportul pentru contabilitate? Nu. Proforma nu este document fiscal. În export intră factura emisă din ea.