Serii de Documente (Numerotarea Facturilor)
Cum creezi și gestionezi seriile de documente în Noxta: o serie pentru fiecare tip de document, seria implicită, formatul numărului și ce nu se mai poate schimba după prima emitere.
Actualizat:
O serie de documente stabilește cum se numerotează documentele tale: un prefix (de exemplu RIV) urmat de un număr care crește cu 1 la fiecare document emis (RIV0001, RIV0002…). Poți avea mai multe serii pentru același tip de document (de exemplu, una pe locație sau pe canal), iar una dintre ele este implicită.
Înainte de a începe
- Secțiunea Facturare apare în meniul din stânga pe planurile Starter, Professional și Business.
- Pentru Factură și Proformă trebuie să creezi tu prima serie: formularul de document nu te lasă să continui fără ea („Adaugă prima serie în Serii documente înainte de a continua.").
Adaugă o serie
Deschide pagina de serii
Mergi la Facturare → Serii documente. Din formularul de factură ajungi aici și cu „+ Adaugă prima serie" sau cu linkul Serii documente de sub câmpul Serie.
Alege tipul de document
În secțiunea Adaugă serie, la Tip document, alege una dintre: Factură, Proformă, Aviz, Chitanță, Bon de consum, Bon de transfer sau Raport de producție.
Scrie numele seriei
La Nume serie scrie prefixul (ex. „RIV"). Sunt permise doar litere A–Z și cifre 0–9, maximum 15 caractere. Literele mici devin automat majuscule. Numele este unic în magazin: nu poți avea două serii cu același nume, nici dacă sunt pentru tipuri diferite.
Alege primul număr
La Primul număr pune numărul de la care pornește seria (minimum 1). Dacă vii de la alt program de facturare și ai emis deja facturi, pune numărul următor ultimei facturi emise acolo.
Verifică previzualizarea și salvează
Sub formular vezi Previzualizare — cum va arăta primul număr (ex. RIV0001). Dacă e corect, apasă „Adaugă seria".
Verifică înainte să salvezi
Pagina nu are opțiune de redenumire și nici de modificare a primului număr. Numele unei serii șterse nu mai poate fi folosit pentru o serie nouă. Verifică previzualizarea înainte să apeși „Adaugă seria".
Formatul numărului
Numărul se compune din numele seriei + numărul, completat cu zerouri până la 4 cifre: seria FAC cu primul număr 1 emite FAC0001, apoi FAC0002 și așa mai departe. Numerotarea este continuă: nu se resetează automat la început de an.
Numărul se alocă doar la emitere. O ciornă nu consumă niciun număr din serie.
Tabelul de serii
Pentru fiecare serie vezi:
| Coloană | Ce arată |
|---|---|
| Tip | Tipul de document |
| Serie | Numele (prefixul) seriei |
| Primul nr. | Numărul de start |
| Nr. curent | Ultimul număr emis (0 = niciun document emis încă) |
| Următorul | Numărul complet pe care îl va primi următorul document |
| Implicită | Eticheta Implicită sau butonul Setează |
| Activă | Comutatorul care activează sau dezactivează seria |
Seria implicită
- Prima serie pe care o creezi pentru un tip de document devine automat implicită.
- Seria implicită este preselectată în formularul de factură sau de proformă. Poți alege altă serie activă din câmpul Serie înainte de emitere.
- Ca să schimbi seria implicită, apasă „Setează" pe rândul altei serii. Cea veche rămâne activă, dar nu mai este implicită.
- Seria implicită nu poate fi dezactivată și nici ștearsă. Setează mai întâi altă serie ca implicită.
Dezactivare și ștergere
Dezactivarea (comutatorul Activă) ascunde seria din formulare și oprește emiterea de numere noi din ea. Documentele deja emise își păstrează numărul. O serie inactivă nu poate fi setată ca implicită până nu o activezi din nou.
Ștergerea (iconița coș de gunoi) cere confirmare („Ștergi seria …?"). Documentele emise rămân neschimbate, dar numele seriei nu mai poate fi refolosit. Pentru o serie care a emis deja documente, e mai sigur să o dezactivezi decât să o ștergi.
Atenție la stornări
O factură storno ia numărul următor din seria facturii originale. Nu dezactiva și nu șterge o serie de facturi din care s-ar putea să mai ai de stornat facturi. Vezi Facturi Storno.
Ce tipuri de serii se folosesc
- Factură — facturile B2B și facturile storno.
- Proformă — proformele. Sunt separate de facturi și nu consumă numere din seriile de factură.
- Aviz, Bon de consum, Bon de transfer, Raport de producție — documentele de gestiune. Dacă nu ai creat o serie pentru ele, Noxta creează automat una implicită la primul document emis (AV, BC, BT, respectiv RP).
- Chitanță — poți crea seria, dar Noxta nu emite încă chitanțe.
Întrebări frecvente
Pot schimba numele unei serii după ce am emis facturi? Nu. Numele și primul număr se blochează după emitere, iar pagina nu are buton de editare. Creează o serie nouă, setează-o ca implicită și dezactivează-o pe cea veche.
Numerotarea o ia de la capăt pe 1 ianuarie? Nu. Seria continuă de la ultimul număr emis. Dacă vrei o numerotare nouă pentru anul următor, creează o serie nouă (ex. „FAC2027") și setează-o ca implicită.
Am mai multe magazine. Seriile sunt comune? Nu. Seriile se configurează separat pentru fiecare magazin.
Ce se întâmplă cu numărul dacă anulez o factură? Numărul rămâne folosit. Seria nu reutilizează numerele anulate.